PHONE CALL

Phone Call

Talking on the phone is very common in the office. You will be in a situation where you have to call someone, receive a phone call, leave a message, return a call, and a variety of other tasks. We will use this lesson to cover all the details about making and receiving phone calls.

Receiving a call is probably the easiest.

"Hello, this is Mike."
"Microsoft, this is Steve."

Calling someone is a little more difficult. You should state your name, where you are from, what you are calling for, and the question. Let's give it a try through an example.

"Hi Mary, this is Michael Johnson from ABC Consulting. I am reviewing the financial data for the payroll project. I will need the 2002 fiscal report to complete this task. Do you know where I can get a copy?"

This example is very clear, organized, and concise. It first explains who the person is, what they are doing, and what they need. If you need to call someone to obtain information, you can use this type of sentence.

Let's try one more, but this time, you are asking for help.

"Hi Bob. This is Steven from ABC Company. I'm calling in regards to the data entry program you created. I'm having trouble locating where the connection is made to the server. Can you help me with this?"

Similarly, this phone call starts with an introduction of the person, a quick sentence on what the call is regarding, and a short description on what this person needs. If you are in this situation, use this process and write it down so you can say what you need smoothly. After you become familiar with it, you will not need to write it down anymore and you should be able to say it fluently.

If you have questions and a consultant or another business employee is visiting your company, then asking a question to them is very similar to asking a question to anyone else.

"Hi Bob. I'm George. I'm the technical writer for this project. I had a question regarding the installation process. If you have a minute, can you show me the installation process? I'm having problems on the confirmation section."

Usually, when a person is visiting your company, then it is polite to tell them your position so they can understand what type of help you will need. In the previous example, we used the same process of asking for help with an introduction, telling them what it is regarding, and what the problem or question is.

Verifying Information

Sometimes you have to verify an order, or double check a figure. If you have the information and you just want to verify that it is accurate, then you can use these types of sentences.

"Hi Debra, I'm analyzing the log files and noticed entry 14 was negative 42. Can you confirm if this is accurate?"

"I see that our April 2003 revenue was 1.2 million dollars. Can you double check that this figure is accurate?"

"I am going to meet with the CFO in an hour. Can you look through this report and double check my findings? It should only take you 20 minutes or so."

Phone Call

Parlare al telefono è molto comune in ufficio. Vi troverete in una situazione in cui devi chiamare qualcuno, ricevere una telefonata, lasciare un messaggio, restituire una chiamata, e una varietà di altri compiti. Useremo questa lezione per coprire tutti i dettagli su come effettuare o ricevere telefonate.

Ricevere una chiamata è probabilmente il più facile.

"Ciao, questo è Mike."
"Microsoft, questo è Steve."

Chiamare qualcuno è un po 'più difficile. Si dovrebbe indicare il vostro nome, dove sei, che cosa si sta chiamando per, e la questione. Cerchiamo di fare un tentativo con un esempio.

"Ciao Mary, questo è Michael Johnson da ABC Consulting. Sto rivedendo i dati finanziari per il progetto del libro paga. Ho bisogno del rapporto fiscale 2002 per completare questa operazione. Sapete dove posso trovare una copia?"

Questo esempio è molto chiaro, organizzato e concisa. Essa spiega in primo luogo che la persona è, che cosa stanno facendo, e che cosa hanno bisogno. Se avete bisogno di chiamare qualcuno per ottenere informazioni, è possibile utilizzare questo tipo di frase.

Proviamo un altro, ma questa volta, si sta chiedendo aiuto.

"Ciao Bob. Questa è Steven da ABC Company. Chiamo per quanto riguarda il programma di inserimento dei dati è stato creato. Ho problemi a localizzare dove il collegamento è fatto per il server. Potete aiutarmi con questo?"

Allo stesso modo, questa telefonata inizia con una introduzione della persona, una rapida frase su quello che la chiamata è per quanto riguarda, e una breve descrizione di quello che questa persona ha bisogno. Se siete in questa situazione, utilizzare questo processo e scriverlo così si può dire quello che ti serve senza problemi. Dopo aver acquisito familiarità con essa, non avrete bisogno di scriverlo più e si dovrebbe essere in grado di dirlo fluentemente.

Se avete domande e di un consulente o di un altro dipendente aziendale sta visitando la vostra azienda, allora fare una domanda per loro è molto simile a fare una domanda a chiunque altro.

"Ciao Bob. Sono George. Sono lo scrittore tecnico per questo progetto. Avevo una domanda per quanto riguarda il processo di installazione. Se avete un minuto, mi puoi mostrare il processo di installazione? Ho problemi sulla conferma sezione. "

Di solito, quando una persona è in visita della vostra azienda, allora è educato per dire loro posizione, in modo che possano capire che tipo di aiuto hai bisogno. Nell'esempio precedente, abbiamo utilizzato lo stesso processo di chiedere aiuto con una introduzione, dicendo loro che cosa è per quanto riguarda, e quale sia il problema o la domanda.

Verifica informazione

A volte si deve verificare un ordine, o doppio controllo di una figura. Se si hanno le informazioni e si desidera solo per verificare che siano accurate, allora è possibile utilizzare questi tipi di frasi.

"Ciao Debra, sto analizzando i file di log e ho notato ingresso 14 è stato negativo 42. Può confermare se questo è esatto?"

"Vedo che il nostro reddito aprile 2003 è stata di 1,2 milioni di dollari. Puoi controllare due volte che questa cifra è preciso?"

"Ho intenzione di incontrare il CFO in un'ora. Riesci a guardare attraverso la relazione e ricontrollare i miei risultati? Deve solo prendere 20 minuti o giù di lì."